第三方物流VMI业务运作实践

持续绩效评估、有效沟通、企业的持续承诺是VMI成功运作的三个关键因素。

第三方物流VMI业务是指在距离生产商1-2小时车程的地点设立公共仓库, 由第三方物流服务商替供应商管理库存的业务模式。可以说,这是一种合作性策略,以制造商和供应商双方都获得最低成本为目的,在一个共同的协议下由第三方来代替供应商管理库存,透过不断监督协议执行情况和修正协议内容,使库存管理得到持续改进。

VMI模式在具体业务开展中分为两种形态。其一:存放在公共仓库里的货物物权属于供应商所有,制造商与供应商协商决定库存水平和持续补货策略, 按生产的实际用货量进行JIT配送及安全库存补货,第三方物流服务商仅提供VMI/JIT物流服务。其二:第三方物流服务商联合供应商及采购商签署三方联合购销协议,由第三方物流服务商先行以现金或银行额度向供应商买断产品,缓解供应商资金压力,再直接以第一供应商的身份,将自身的仓储和订单管理系统与生产商的生产系统对接,同时为客户提供配套的VMI仓储管理服务和JIT物流配送服务。

VMI服务内容

第三方物流服务商通过与该地区知名制造商及其主要供应商建立战略合作伙伴关系,根据客户所在行业的特点适时进珠海到西安物流行创新,从而建立颇具影响力的VMI服务品牌。其主要服务内容包括:供应商产品集货、原材料库存管理、滚动库存计划及安全库存提醒、齐套拣货/JIT配送、VMI信息系统实时库存查询及报表生成、采购执行服务、物流及增值服务。

客户收益

“VMI/JIT”服务能够有效帮助采购商降低库存水平,减少采购成本和时间,并提高原料库存管理效率,实现零库存。同时能够帮助供应商缩短供货相应时间,提高资金周转效率,降低交易风险与交易成本,加速行业链中上下游的信息流通,强化整体的合作伙伴关系,增强供应链的持续改进能力,从容面对市场变化。“VMI/JIT”服务带来的效益包括:降低存货;通过集体采购降低采购单价;通过需求合作关系的建立减少总采购量;减少供应商的数目;通过改进供应商之间、供应商与用户之间的流程节约采购时间;提高供应链的持续改进能力;加强供应商的伙伴关系;降低存货过期的风险;与供应商合作改进产品性能,提高产品质量;通过用户对供应商的授权,促进供应商与用户之间的交流;降低采购订单、发票、付款、运输、收货等交易成本。

VMI实施要点

在作业面上,首先要制订完整的评量表,主要内容包括评量推行工作的成功率、制订有代表性的重要表现指标(KPIs)以评量一些可帮助达到既定目标的关键作业和订立切合实际的目标;二是持续评估绩效表现,包括持续评估推行进度、利用评量表追踪绩效表现、提供发现改进领域的机会;三是就作业流程的变革进行沟通,目的是为响应市场情况的变动,应预期将频繁的流程改变,例如促销日程的变动和商品的改变;就这些变动加强沟通工作,以便推行流程和对相关系统作出适当调整;四是资料的搜集和调校,确保“数据完整”,即搜集到所有进行分析所必须的数据,在推行前就评量准则取得全面共识,以免有任何误解;五是确保流程全面自动化,减少人工操作对输入数据及订单确认的干预,建立数据输入自动联结;六是确保信息流通的效率,采用可提供及时、准确数据的“电子数据交换”(EDI),建立提高正确的数据与商品传送速度的机制,减少补货前置时间;七是完整的VMI系统,可处理大量数据分析,确保可按不同的业务因素(例如:促销活动及新品推介)自动发出购货订单。八是需求变动的管理,以响应需求变动及外在环境的变动,定期检查资料的时效,确认分析所采用的是最新资料。

在公司管理面,首先企业要对此改进工作的认同,组建积极投入的专责工作小组,取得高阶管理层的认同与支持,取得充足资源(合理分配工作)。其次,跨功能部门的投入与贡献,由于VMI流程牵涉企业内不同功能部门,所以部门之间的协调与投入为VMI顺利推行的关键。最后,组织定期检讨沟通会议,项目小组必须定期举行会议并报告推行工作的进度,以找出问题并合力解决。

成功的关键

VMI是一种新兴的物流运作模式,涉及到多方利益,流程复杂,实施周期长,涉及的成功要素很多,总结起来有三种关键成功因素:持续绩效评估、有效沟通、企业的持续承诺。

绩效评定。这项因素主要针对作业流程,要求合作伙伴使用评量表定期监督推行进度。该评量表采用了不同的重要表现指标,以评定推行过程中不同作业表现的绩效,并按基线及既定目标了解改进状况及与目标的差距,其目的在于监督进度并确定有何不足之处以便作出持续改进。

有效沟通。企业部门之间的沟通以及企业与交易伙伴之间的沟通,是相当重要的成功因素。紧密的沟通可避免误会,让工作更顺利进行。此外,双方亦应定期广州到益阳物流举行会议,让项目团队成员商议大家所面对的问题,并共同寻求解决的方法。

组织承诺。此组织承诺包含两个层面,首先是管理阶层的积极投入;其次是三方公司项目参与人员的积极投入。管理阶层需对新流程的推行完全支持,并对项目团队成员在推行新流程期间仍能完成日常所负责的工作,表示赞赏和认同。建议定期举行会议,让团员汇报项目成果,并提出问题、寻求解决方法。

由于此流程的实施须要全体合作才得以进行,因此各项目团队成员的投入极为重要。各成员必须信守共同的理念:成功推动VMI流程及追求流程的最佳表现。双方共同解决实施上的问题,定可加快改进的步伐。因此,一个专心致志的项目团队是项目的成功的重要关键。

案例分析

H公司是国内较大的供应链管理公司之一,业务遍及华东、华南和华北区域。作为物流管理需求者的战略伙伴,H公司提供全方位的物流服务,包括仓储及商品分发、运输经营及管理、供应链管理、JIT服务及国内市场物流管理。

H公司具有丰富的项目管理的能力及企业生产经验,有助于客户将业务推广至新的区域及市场,基于此,H公司成为A公司的主要物流服务商。

A公司是在深圳独资设立,主要从事OA设备生产的一家保税厂,拥有7000多名员工,随着工厂生产量的提高,发现存在以下几个挑战:物料供应周期长;香港供应商的库存和工厂库存太高;为满足国际市场增长,工厂生产计划扩大,现有的厂房不能满足新生产线的建立。

与A公司就以上问题展开交流后,H公司提出先解决海关问题,疏通物料和成品的正常进出,然后解决供应商和工厂的库存问题。H公司就A公司的工厂库存过高问题和供应商在香港仓库的库存过高问题,提出走VMI路线的战略方案。随后H公司就VMI的实施在海关政策上进行了论证并进一步调研A公司和供应商关系,提出先解决香港仓库库韶关到连云港物流存问题来改善供应商与A公司关系,间接降低供应商存储和运输成本。然后建议工厂将仓库外包给第三方物流公司,然后将原料仓库搬迁到厂外,在深圳另辟地方建立HUB作为拆箱、卸货和仓储的场地。随后在生产管理有了改善后再推进VMI。

将先进的仓库管理技术和A公司的ERP对接,H公司的实时系统确保了库存的高可见性。在信息系统和物流网络的支持下,为A公司提供了快速反映的送货解决方案,数量庞大、各种各样的订单均能在最短的时间内得到解决。

订单的处理变得快捷且灵活,电子界面的订单在2小时内就可以完成装货和发货,生产线在1-4小时内就可以收到货。一些紧急订单城收到通知后,15-30分钟内就可以完成发货。

根据其应用的生产流水线,零配件在仓库中有不同的堆码、排列及区域。为了减少发货的失误,对零配件实行条形码管理。

面对不断变化的客户需求,H公司灵活的及时制(just-in-time)解决方案确保了高水准的客户服务水平,同时为A工厂提高生产效率和节约成本做了贡献,包括:缩短运输时间;降低客户物流成本;减少客户存货量至仅供2小时生产,A公司深圳工厂连续3年在成本控制方面获得总部嘉奖;客户操作简化,国内业务实践更流畅,因此A公司深圳工厂逐步扩产成为其集团公司全球最大的工厂。