物流集团内部控制制度优化研究

现代物流作为一种先进的组织形式和管理技术,成为企业生存和发展的新的增长点和利润源泉,被认为是21世纪的黄金产业。近年来,国内物流业迅速发展,不但数量急剧增加,而且规模迅速深圳到张家口物流扩大,文章通过对集团型物流企业内部控制制度的分析,提出建立集中型内部控制体系等建议。

内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全,财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。当企业处在创业和发展的初期,不可能也没必要建设健全的内部控制系统;当企业生产经营规模发展到较大时,应当建立并不断健全其内部控制系统,以确保企业健康、稳定发展;当企业生产经营规模发展到很大时,必须建立健全其内部控制系统,以促进企业长期、可持续发展。因此,可以说,先进的内部控制造就先进的企业,先进的企业必须有先进的内部控制做保障,内部控制已成为公司治理的重要组成部分和前提。

物流业是融合运输业、仓储业、货代业和信息业等的复合型服务产业,是国民经济的重要组成部分。进入21世纪,我国物流业总体规模快速增长,服务水平显著提高,发展的环境和条件不断改善,但是 2008年下半年以来,随着国际金融危机对我国实体经济的影响逐步加深,物流业作为重要的服务产业也受到了严重冲击,物流市场需求急剧萎缩,运输和仓储等收费价格及利润大幅度下跌。通过加强企业内部控制管理,提高企业管理能力,增强企业竞争力在金融危机的大背景下,显得尤为重要。

一、物流集团内部控制存在的问题

(一)内部环境

1.组织机构设置缺位。企业的组织结构是企业日常经营活动的框架,为实现企业目标对企业活动进行规划。物流业在中国发展时间不长,许多物流业都是由原仓储、运输等企业改制而成,造成董事会、监事会、审核委员会等机构缺位。

2.内部审计有待加强。大多数物流集团未设审计委员会,审计部直属财务总监或总经理管理,内审工作还停留在事后审计、结果审计、个案审计为主上,审计项目的选择随意性大,未经过系统的风险评估;审计项目的实施更多地依赖审计人员个人能力,审计结果与建议也与审计人员的个人经验、分析判断能力直接相关。

3.财务负责人独立性较弱,财务监督有待加强。大多数物流集团对各公司财务负责人实行双重管理或直接归当地总经理管理,使财务管理的独立性、权威性以及维护集团利益的自觉性受到一定程度的影响,造成部分公司财务负责人因为种种原因,不能严格执行国家法律法规和公司规章制度;同时,财务负责人的业绩考核、工资和奖金的发放与所在单位业绩挂钩,单位业绩直接影响个人的利益,增强了财务人员协助所在单位负责人粉饰业绩,提供虚假财务信息的可能性。

(二)风险评估及控制活动

1.全面预算管理还有待完善。大多数物流集团都实行了预算管理,但预算编制并未在集团引起高度重视,各子公司大多停留在为了编预算而编预算。预算管理实施过程中也存在不少问题,主要表现为:预算管理没有严肃性和权威性;员工对预算管理的意识不强;忽视非财务指标预算;不重视预算执行和预算考核等。

2.考核指标较单一。为了提高子公司的自主经营,促进子公司达到保值增值的目的,大多数物流集团对子公司制定了一套行之有效的考核办法,但考核指标主要是财务指标,对运作过程、运作质量考核较少,这种以利润完成情况为主要依据的考核体系,造成有些子公司领导为在任期内出“成绩”,便指使财会人员弄虚作假;同时,各子公司并未完全对其所属各部门、各项目直至每位员工进行考核,员工的薪金及职务升迁等主要依据主观评价。

(三)信息沟通

信息是现代物流发展的基础,信息传递质量决定着物流服务质量。在现代物流的管理与运作中,信息技术与信息网络扮演着十分重要的角色,甚至就是公司形象和核心竞争力的标志。大多数物流集团开始使用信息系统,但大多数还停留在有点无网、各自为政的阶段,未充分发挥网络化的优势。

(四)内部监督

物流集团大多数在总部设置了审计部,而在各子、分公司未设立,财务负责人实行双重管理,但因其人事待遇、职责权限均由当地子公司确定,使财务管理的独立性、权威性以及维护集团利益的自觉性受到一定程度的影响,监督效果有限。

二、物流集团内部控制制度优化研究

(一)营造良好的内部控制环境

1.完善公司治理结构。物流集团要按照“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”的现代企业制度要求,明确股东会、董事会、监事会、经理层的职责,形成各司其责、协调运行、有效制衡的治理结构。母公司要依照规章制度为子公司建立控制环境和相应的控制框架,主要包括确定子公司章程的主要条款,选任董事、监事、经理及财务负责人,由此形成集团的控制环境,从全局上保证各子公司的运行服从集团的整体战略,保证集团战略目标的实现。

2.提高全体员工素质,树立主人翁意识。人在有意识支配的活动中从来都是第一位的。内部控制的高效率离不开高素质的员工,离不开主人翁意识的管理者。因此一个企业要不断提高内部控制的水平,就要抓住人的因素,要不断提高员工的文化素质和业务素质,要使每一个员工都自觉地参与到企业的内控工作中来。

(二)进行全面的风险评估

风险评估是识别和分析影响公司目标实现风险的过程,是风险管理的基础。企业集团的风险评估,除各子公司对自身的风险进行评估外,还包括母公司从集团角度对各子公司进行评估,这对子公司而言就属于双重风险评估。因此,要求母公司以更广阔的视野和更长久的时间来关注风险,保证企业集团战略规划的顺利实施。

(三)实行严格的控制活动,控制风险

1.统一财务核算和财务管理制度,确保财务数据真实、完整。物流集团要按照《会计法》等要求制定一套完整的财务核算和财务管理制度,并通过财务信息系统及管理软件,统一会计核算科目、统一会计报表、规范报表取数关系,将报表各平衡勾稽关系固定在会计核算系统中,以达到会计信息及时、准确、可比。

2.实行资金集中管理,提高资金使用效率。物流集团按照资金管理的“三横(资金计划、日常资金控制、短期资金预测)”、“三纵(日常经营活动、筹资活动、投资活动现金流量)”模式,建立企业内部资金管理系统,并借助银行的网上结算系统,实现全系统的资金统一调控、统一结算,提高资金使用效能。通过资金集中管理,适时查询异地子公司、分公司的账户余额、明细及账户信息;通过对银行的监管,适时监控子公司运作情况,规避风险;通过收支两条线,将资金风险降到最低,便于集中管理使用资金;利用限定余额管理功能,集团公司可以将子公司、分公司的收入账户指定限余额或零余额,确保资金安全,便于集团统一管理。

3.提高财务独立性,向子公司委派财务总监进行财务监控。为了实现物流集团网络化经营,充分发挥网络的协同效应,物流集团应成立财务委派管理中心,以总部管理者的身份,通过行政任命的方式对子公司派出财务负责人,通过委派中心实现财务人员资格认定、职责权限、人事待遇、培训考核、任期轮换的一体化管理,强化会计人员,特别是财务负责人行使会计法规和财务管理职能的独立性、权威性以及维护集团利益的自觉性;通过定期考核和交流,解决委派人员的后顾之忧,调动委派人员参与生产经营决策的积极性。

4.实行投资、筹资的集中管理。投资、融资的决策权统一在物流集团总部,由总部把握集团投资方向、融资规模,各子公司、分公司一律不对外投资和融资。一是加强对投资项目的决策管理,做好决策前的风险识别,各子公司的投资项目必须编制详实的可行性分析报告,并对存在的风险进行提示;二是强化对投资项目的跟踪管理。

5.按照精细化管理,实施全面预算管理。成立以企业总经理为主的预算管理委员会,作为预算管理的最高权力机构;要求各公司、各部门、各经营单位、各成本单元、生产班组都要有预算,推行全面的预算控制;选定可量度指标,确保目标可考核。同时要求各公司根据生产经营情况,适时调整预算,确保预算的较强操作性;严格预算的执行与监督。一方面,物流集团要求各子公司每月报送预算执行进度。另一方面借助会计信息系统对经济业务处理进行跟踪管理,既保证了预算控制的适时性,也控制了会计信息失真的源头;同时要求从公司到班组,都要按月分析检讨改进问题,逐级按考核责任问责。审计部对各子公司、各部门的预算执行情况进行全方位审计、效能审计、专项审计,为预算的有效执行提供重要保障。

6.优化运作流程,实现标准化运作。物流集团大多实行网络化运作,网络化运营要求各运作节点运作流程标准化,以避免某个运作节点的操作水平低下而影响整个项目的运作质量。运作中心要科学分析,通过总结各公司运作管理中的经验教训,提炼运作管理精华,尽快形成物流集团的统一标准流程,通过加强培训和督导,实现物流集团的标准化运作。

7.完善绩效评估体系,提高企业竞争力。物流集团目前绩效考核主要以财务指标为主,特别是净利润为主要考核指标,较少考虑非财务指标的潜在重要性,造成部分子公司为了部门目标,忽视集团整体运作利益;为了实现年度财务状况等类似的短期目标,而忽视企业战略等长期目标。企业面临新的经营环境,建议采取罗伯特・S・卡普兰提出并积极倡导的平衡计分卡。从财务方面、顾客方面、内部业务流程方面和学习与发展方面对公司进行考核,具体指标包括:净利润、成本费用利润率、存货周转率、应收账款周转率、资产负债率、营业额增长率、利润增长率、客户满意度、员工满意度等。

(四)加强信息与沟通,实现资源共享

物流集团要利用信息技术,完善信息与沟通制度,明确内部控制相关信息的收集、处理和传递程序,确保信息及时沟通,促进内部控制的有效运行。重点要完善各子公司的报告控制机制,要求子公司严格按照物流集团的要求对重点事项予以上报,包括:年度预算与决算、每月财务报表和经营分析报告、工程项目的建设、固定资产的购买、重要的人事任免等;同时通过定期或不定期的监督审查制度,通过实地检查,及时掌握各公司生产经营情况。

(五)强化内部监督,提高执行力

1.加强内部审计制度,控制企业管理风险。内部审计的作用不仅在于监督子公司、各部门的财务工作,也包括稽查、评价内部控制制度是否完善和企业内各组织机构执行指定职能的效率,也是监督、控制内部其它环节的主要力量。从监督公司经营规范化和保证财务数据真实、可靠性考虑,笔者认为,一方面要增加内部审计机构的独立性和权威性,建议将内部审计机构从属于董事会领导;另一方面充实审计队伍,对子公司、总部各职能部门进行定期和不定期的审计,在集团内部控制体系初步形成,内部控制设计合理、执行有效的情况下,内部审计部门可以提供一些咨询服务。

2.定期评估内部控制体系。按照《企业内部控制基本规范》的要求,企业应结合内部监督情况,定期对内部珠海到鞍山物流控制的有效性进行自我评价,出具内部控制自我评价报告。物流集团可利用会计师事务所进行年度财务审计的同时,进行内部控制有效性的审计,定期评价内部控制体系,根据公司经营业务调整、环境变化等不断优化内部控制体系。

金融危机已经对实体经济造成较大影响,经济放缓使得物流市场需求趋缓,而且这一趋势还将持续;同时在压力下更多企业为了降低产品成本,必然会产生和提高外包物流的需求,包括国有大型企业、中央企业都将释放物流外包的需求,总之,是机遇大于挑战,物流业快速发展是大势所趋;内部控制的不断优化和完善必将为物流行业的腾飞提供坚定的支持。●

韶关到聊城物流

【参考文献】

[1] 关于印发《企业内部控制基本规范》的通知[S]. 财会[2008]7号.

[2] 秦荣生.内部控制与审计[M].北京:中信出版社,2008:2-25.