小型物流企业办公系统设计

1 开发背景

随着计算机技术和网络技术的发展，越来越多的公司开始提倡无纸化办公，要实现无纸化办公，需要办公自动化系统的支持[1]。临沂物流企业众多，发展水平各异，大型物流企业由于资金雄厚，有比较完善的办公系统，但是对于大多数小型物流企业来说，企业办公仍旧是以完全人工传递纸质文件为主，为了提高这些小型企业的办公自动化能力，笔者开发了此系统，在小型物流企业中推广使用，提高了企业的办公效率，减轻了企业管理的负担[2]，取得很好的经济效益。

2 系统设计与实现

2.1 系统需求分析

根据对临沂小型物流企业的实际需求的调研，确定系统完成如下功能[3]。

（1）此办公系统要解决的首要问题是能够及时发布企业内部新闻、内部通知、内部文件共享等。

（2）为了方便企业对实际经营业务的管理，增加车辆管理和合同管理业务。

（3）为了适应网络办公安全的需要，增加用户管理、用户角色管理和系统管理功能。

（4）为了方便办公人员间的及时沟通，增加企业内部电子邮件和短信通知功能。

2.2 系统架构设计

考虑企业使用的计算机性能各异，为了增加系统适用性，决定采用B/S架构设计实现，企业员工通过浏览器就可以访问办公系统，避免了安装客户端造成的麻烦。

系统设计采用典型的Web三层架构，即：表示层―业务逻辑层―数据访问层。数据访问层是对数据库功能的模拟，可以完成对系统数据的增删改查等所有操作，可以隔离业务逻辑层和物理数据库，使得物理数据库变化后，只修改数据访问层，不用修改业务逻辑层，减少修改的成本。业务逻辑层是对系统业务逻辑的处理，包括对业务逻辑的处理以及对用户输入数据的合法性检测等，业务逻辑层只能访问其下层的数据访问层。表示层是用户界面层，可以调用业务逻辑层，主要实现收集用户输入信息，并显示用户需要的信息。

系统设计数据库采用SQL Server 2005，开发采用ASP.NET技术，系统实现采用完全的三层架构。

2.3 系统功能设计

根据需求分析结果，确定系统实现功能有：新闻管理、通知管理、文件管理、邮件管理、短信管理、系统管理（包括：用户管理、权限管理、部门管理、数据库维护、系统设置）。系统功能结构图如图1所示。

（1）系统管理：系统管理模块负责系统基础数据的添加与维护和系统安全保障。部门管理可以设置公司内部部门名称、联系方式及负责人信息。

用户管理可以添加、管理系统用户信息，用户必须属于某个部门，有自己的职位，只有在用户管理部分添加的用户才可以登录系统，使用系统功能。新添加的用户默认密码是123456，用户第一次登录后，可以自己修改密码，新密码要求必须包括大写字母、小写字母和至少一个特殊字符，以提高密码强度，增加系统的安全性。为了方便系统测试和系统管理，设置韶关到泸州物流超级管理员账户，这个账户登录后，可以使用系统的所有功能，系统的基础数据的添加都由超级管理员来完成，包括部门的添加、其他用户的添加、所属权限的划分、系统数据库的维护及系统设置等功能。此外，由于系统密码采用MD5方式加密存储，万一用户忘记密码，不能进行密码恢复，所以设置重置密码功能，初始化用户密码为123456。

（2）新闻管理：新闻管理模块可以发布公司新闻，所有新闻信息都是公共信息，所有用户都可以查看。具有新闻管理权限的用户登录后，可以发布新闻，已经发布的新闻有问题的话，可以修改后重新发布，也可以删除自己发布的过期新闻。所有用户登录后都可以查看所有新闻，并可以根据新闻发布时间、发布人、发布部门或者关键字搜索新闻。

（3）通知管理：通知管理模块跟新闻管理模块比较类似，都是具有权限的用户登录后可以发布、管理通知信息，但是通知可以选择专门发给某个部门或者某个人，有利于信息的保密性。

（4）文件管理：文件管理模块可以方便各部门内部共享文件，也可以把文件设置为所有部门共享或者几个部门共享，方便公司内部文件的传佛山到果洛物流送。为了保证系统对文件引用的一致性，对于文件的删除，只要有一个部门（以新闻或者通知的形式引用文件）或者个人（以邮件的形式发送给个人）在使用这个文件，这个文件就不允许删除，只有所有人都不引用这个文件的时候（带文件的邮件、新闻、通知已删除），文件才可以被删除。

（5）邮箱管理：邮箱管理模块属于公司内部电子邮件系统，可以避免采用公共邮箱服务，可能出现的邮件泄密问题，所有邮件都在公司的服务器上，不会被其他人所获取，有效保障公司内部传递信息的机密性。邮箱管理可以实现目前主流电子邮箱的主要功能，支持邮件的发送、转发、删除、多条件查询、多用户发送等功能。

（6）短信管理：短信管理模块可以实现公司内部短信的发送，不需要借助手机，登录系统，就可以收发短信；另外，收到邮件、通知或者公司发布了新闻都会收到短信提醒广州到濮阳物流，点击短信链接，可以查看具体信息。

（7）业务管理：业务管理模块是为了适应物流公司运输车辆多，对于车辆的管理进行自动化而设置的。车辆管理部分可以对公司车辆进行添加、修改及报废操作，同时对于车辆年检、保险购买、车辆的维修进行记录，方便对车辆的管理。合同管理部分可以对公司签订的所有合同进行电子化管理，随时查看合同的条款及到期日期等，方便公司对合同的管理。

2.4 系统实现

系统利用VS 2010设计实现，采用传统的左侧导航栏形式，系统界面简洁，易于操作，通过公司人员的试用，对系统不断完善，目前已经在某物流公司推广使用，取得很好的效果。

3 结语

文章根据小型物流公司的需求，设计了一款简单易用的办公自动化系统，可以方便公司内部信息、文件的传递，并可以对公司的主要业务进行管理。通过物流公司的使用，反馈软件易于被公司员工接受，对公司的管理起到很好的支持作用，方便了公司人员的办公，节省了大量的人力物力，对公司发展起到推动作用。