物流外包风险防范探析

文章编号:1004-4914(2010)03-110-02

一、引言

物流外包是指物流需求企业不在内部运行物流,将物流业务交给第三方物流企业以整合和利用外部资源降低成本,增强企业核心竞争力并提高企业的应变能力。具体来说有两种模式,一种是企业将物流业务全部交给第三方物流企业;另一种则是企业的物流能力不足,企业自营部分物流业务,将多余的物流业务交给第三方物流企业承担。物流外包使企业能够以最有效的方式运用企业内部的各种资源,并获取自己所不拥有的外部资源,通过外包与其他企业建立战略伙伴关系或企业联盟,从而相互增强了各自的竞争优势。

因此,通过物流业务外包模式建立与第三方物流企业的合作关系已被众多企业,特别是外资企业及跨国公司所采用。然而,由于物流外包存在种种风险,企业如果不能正确识别并加以防范物流外包的风险,最终只能事与愿违。

二、物流外包的风险

1.物流外包合同风险。企业物流外包的目的是建立企业与第三方物流公司的战略同盟关系。这是一种基于相互信任,通过彼此间的信息沟通实现风险共担和利润共享的一种企业合作关系。双方通过精诚合作所产生的利润比各自独立运作所产生的利润更大,可以说这是一种“1+1>2”的对策。但是,如果合同不完善,不能通过合同来明确双方的权利、义务,那么,就无法有效地约束当事双方的行为,结果,双方都会为单方面追求自己的利益而损害对方的利益。例如,第三方物流企业以自己为中心而不是以客户为中心来处理每一个环节;第三方物流公司不按客户要求来完成物流业务;为了大客户的业务而放弃小客户的业务或推迟小客户的业务;泄露对方的商业信息等。合同不完善最终会导致物流外包的失败。Barthelemy(2003)调查分析了近百家企业外包案例后,发现有69%的企业物流外包失败的原因归咎于合同管理不当。根据中国企业家调查系统的调查显示,2001年物流外包的企业92%遇到合同纠纷,其中20%的企业遭受到合同纠纷5起以上。

2.物流服务供应商垄断的风险。企业物流外包时,为了节约成本或便于管理,常常选择一家物流服务商,但这样往往会导致物流服务商的垄断性,给企业造成重大损失。首先,任何第三方物流公司不可能在所有方面都具有优势,总会在经营能力、服务地域、业务范围或管理能力等某些方面存在其局限性。当企业拓展其业务,需要范围更广、质量更高的物流服务时,独家供应商可能无能为力。其次,物流服务商总会遇到一些风险,如自然风险、财务风险、经营风险等,当这些风险发生时,物流服务商不能保证物流服务的质量甚至不可能提供物流,如果企业只选择这一家物流服务商,那么企业就不可避免地会受到严重的冲击;再次,当企业物流外包后,企业不再运作物流,而由第三方物流公司来运作物流。这样,企业的物流职能必然弱化,最终导致企业严重依赖物流服务商,如果只选择一家供应商,这家供应商就会为了自己的利益以此相要挟,外包企业只好让步,从而使企业遭受损失。最后,企业物流外包后,与顾客直接打交道的不再是企业而是物流服务商,这样,企业与顾客的关系就会弱化。然而,独家物流服务商由于长期与顾客接触,反而加强了与顾客的联系,这无形中也增强了物流服务商的讨价还价的能力,对外包企业形成了潜在的威胁。

4.物流外包的道德风险。道德风险的存在是由于合作的双方是各自独立的利益体,合作时会隐藏不利于自己的信息,行动上作出不利于对方的行为,这在合作的过程中始终存在。道德风险的第一种表现形式是合作双方不以共同利益为出广州到清远物流发点,在合作开始,为保持本企业的优势和利益,有意隐藏信息,甚至提供虚假信息的行为。第二种道德风险表现在第三方物流中,物流服务商知道最终顾客的特征,而物流外包企业不知道。由于用户的需求不断的变化,因而物流外包企业对物流服务的需求也应随之而变,物流服务商为了自身的利益,抵制采用新技术、新工艺,甚至新的治理方法。随着信息技术的进步,物流成本还有逐步降低的倾向,而企业则有可能会不了解最新的信息,与企业采用第三方物流来加强成本控制的初衷不符。这种道德风险的结果是物流服务商降低服务水准、增加了企业的潜在费用。

三、物流外包主要风险防范措施

1.完善物流外包合同条款,明确分工,合同建立激励机制。企业可以与物流服务商签订两份协议,一份为一般性条款,规定一些非操作性的法律问题,如保险、保密、赔偿、不可抗力、解约等法律问题的内容;另一份为工作范围,尽可能明确具体内容,可操作性要强,避免产生歧义的条款,内容要明确具体,合同中要明确合同终止条款。如果协议中缺乏终止条款,双方合作关系在应该终止或变更时,无疑会为是否终止合作关系产生一系列的纠纷。

物流外包合作是基于分工基础上的合作,因而要求物流服务供应方和购买方在磋商合同时,必须对合作中各自的责任在合同中进广州到鹤壁物流行明确分工。从总的责任分工来说,物流服务购买方在程序和系统的设计方面起领导作用,而物流服务供应方则在执行这些活动时起领导作用。具体执行物流合作方案时,必须在明确合作各方的工作任务的基础上,根据合作目标制定完成各项任务的规则和要求,并按照供应商的绩效评估指标(质量考评指标、供应考评指标、经济考评指标、合作与服务考评指标)对工作绩效进行适时评估,当合作中出现问题时,就可以及时进行协商改进,避免事态的恶化和造成严重损失,从而防范合作风险。

同时,合同要建立激励机制,建立专门的管理合同部门,设计完善准确的合同条款。也可以聘请专家参与谈判,建立合同跟踪管理制度,在合同执行前、执行的过程中及执行后对其进行跟踪,保持信息沟通的顺畅。另外,签订合同需要双方反复的磋商,直到取得一致的意见,合同才告成立。所以待合同的主要条款确定后,双方可以选择先草签合同,等其他次要条款约定后,再正式签订合同。也可以选择在签订合同前先进行合同的试运作,时间长短根据合作业务的复杂程度而定,让服务商对企业的物流业务有一个了解熟悉的过程,然后再切换到正式合同来运行。

2.加强对物流供应商的选择管理,成立外包项目小组。首先,在决定实施第三方物流管理前,物流服务购买方必须事先找到针对哪些产品市场、供应链的哪个物流活动环节开发物流外包更有利、更有效,必须知道本企业现在的物流需求是什么,确认本企业是否有建立第三方物流管理的必要。如果已建汕头到潍坊物流立第三方物流管理,则根据物流服务需求的变化确认双方合作关系变化的必要性。同时在现有的供应商网络里分析现有物流供应商的现状,分析、总结双方合作和物流服务中存在的问题,还应对物流供应商的持续经营能力、产品质量控制能力、服务能力、合同执行能力、企业文化和理念等方面作充分的调查。一旦发现某个供应商出现问题,则应及时调整供应链物流管理战略。

其次,针对企业物流管理业务的需求,物流服务购买方可考虑选择不同的第三方物流合作伙伴,加强对物流供应商关系管理,建立起不同层次的供应商网络,避免出现独家供应商,产生物流服务风险。为了保证物流供应的稳定性,供应链物流管理应发展多个供应商,不能单单依靠某一个物流供应商,否则一旦该供应商出现问题,定会影响到整个供应链物流管理的正常运行。在实际操作的过程中,可以考虑不同的服务地区选择不同的物流服务商,要求所选择的物流服务商在该片区内具有区域优势,尽量避免地域物流服务风险。比如在A地区范围内,B快递公司送货到门的范围比较广,效率高,那么我们运往A地区的货物在选择第三方物流公司时就可以优先考虑B快递公司。而运往其他地区的货物则不一定优先考虑B公司,主要看在其范围内哪些第三方物流公司资信高,则优先考虑哪个公司。

最后,物流委托方可以成立外包项目小组,小组成员至少包括物流副总经理、财务人员、商务人员、销售代表等,以项目的形式开展工作。物流外包专员的职责是监控服务商的运作,担任物流顾问。一般情况下第三方物流服务商很少会主动降低成本和提高服务质量,外包专员要根据客户的需求变化及时更新业务流程,促进服务商服务水准的提高。同时通过业务流程的建立,可以防止因为服务商的更换,对物流委托方的业务造成影响,对第三方物流提供商也有一定的威慑作用。

3.加强物流服务双方的信用管理,不断增进合作信用。为了提高物流提供商的物流运作绩效和服务水平,防范其可能出现的物流逆向选择和道德风险,可以采取以下对策:

首先,合作双方要建立合作信用机制。要重视共识的达成,树立共赢的目标,不断增进合作信用。应该把第三方物流合作关系视为战略合作伙伴关系,而非交易关系。因为交易关系注重短期利益,战略合作伙伴关系则追求长远发展。合作双方要明确各自职责范围,明确合作中各自的工作任务,以及工作细节和要求,针对存在的问题进行认真协商并达成共识。

其次,在合作中共赢目标的树立可以避免或克服一些物流合作陷阱。共赢,意味着在合作过程中双方共享信息、共担风险。当合作中由于市场环境变化或其他因素引起某一方的合理利益受损,合作双方应秉着公平与灵活的原则进行适当变更,确保合作共赢目标的实现。

最后,在合作的过程当中,合作双方还应保持相互信任的态度,更重要的是合作者要从自身做起,用行动来获得对方的信任。对物流服务供应方而言,从公司高层管理者到基层操作人员,必须努力实现对物流服务购买方的各项承诺;对物流服务购买方而言,必须统一思想,努力克服内部管理人员及员工对物流外包的抵触情绪,通过各种工作使合作方理解公司对外包物流工作的重视,认可为维护合作关系所做的努力,从而获得对方的信任。

4.建立信息共享机制,实现沟通的畅通无阻。在物流外包的过程中,许多常见的风险因素都是由于信息不对称所导致的。信息不对称是由于委托方与代理方在沟通上产生的障碍,这是双方矛盾产生的初始阶段,若任其发展,势必造成彼此之间的不满,引起冲突,从而为物流企业实行机会主义行为提供了可能性。通过信息共享机制的建立,可以使双方矛盾产生的根源得到认识,在一定程度上可以化解由于不对称信息而产生的沟通方面的矛盾。合作双方在信息共享的同时应做到互相保密,也可以在合同中规定,如果一方泄露另一方的商业机密将承担相应的法律责任。

另外,供应链物流管理中,对突发事件的发生也要有充分的准备。对于一些偶发但破坏性大的事件要建立风险应急处理机制,应对突发事件,制定应变措施,建立风险预警系统,当风险来临前及时发出信号,以便及时处理。要提早做好准备,避免措手不及;同时建立问题响应机制,出现问题要第一时间通知服务商,尽可能将损失降到最低。

四、结论

物流外包是工商企业物流管理的重要发展趋势和发展方向,虽然不可能完全消除物流外包合作风险,但是正确认识和评估物流外包产生的风险,加强对物流外包风险的防范是保证其物流外包能长期、高效、成功实施的关键。物流外包合作风险管理的核心主要就是加强物流外包合作中的激励―约束机制、风险防范机制、信任机制、协商机制的建设。

另外,物流外包的优势与发展是不可阻挡的。因此,我们在对风险及时的防范、控制与激励的同时,另一方面也要积极考虑如何让物流外包服务为企业创造更大的价值。