物流采购改革的启示

本文通过分析深圳XX家具有限公司物流采购方面存在的4个问题，有针对性的提出了解决措施，其一采购应采取供应链的管理策略，进行协同管理；其二应加强采购部门的管理，防止暗箱操作，其三要加强采购绩效评估，提高采购效率；最后须加强供应商关系管理。最后总结全文。提出深圳XX家具有限公司要想不断提高竞争力，就必须彻底解决物流采购方面的问题，采用供应链的管理策略，与供应商以及客户建立协同的业务伙伴关系，保持企业内部和外部信息流通畅共享，同时也要采用合理有效的采购模式，加强采购绩效评估，提高采购效率、降低供应链的成本和费用，促进公司快速、健康、长远的发展。

采购 采购管理 物流

一、背景简述

深圳XX家具有限公司2002年创立在深圳，是中国家具协会、广东家具商会、深圳市家具协会会员。数年来以引导现代中国办公家具新潮流为已任，致力于为中外客户营造高雅、实用之办公环境。自创立以来，工厂产品销售额每年保持30%左右的增长幅度，2004年销售额达三千余万元，2007年工厂继续扩大生产。产品除大陆市场外，更远销香港、韩国、日本等国家和地区。产品种类有实木办公家具、贴面办公家具、防火板式办公家具、铝合金办公屏风、真皮、布艺沙发、麻绒办公椅、办公茶几等。

深圳XX家具有限公司不断开拓创新，以精湛的产品质量和优良的服务水准，赢得了众多政府机关、外企、大中型国企、学校、酒店的青睐。其制造流程采用全自动标准化生产方式，高精度，快速度，加之不断完善的内部管理及质量控制系统体系，为产品生产提供了更好的质量保证。在研究开发方面，从研究、开发设计到制造，采用高科技电脑设计，强大的研发阵容，随时掌握世界最新的设计动脉；在品质保证方面，95%以上原材料及零件皆由外国进口或国内外商企业产品，由国内一流高级工程师负责掌握所有制造及品质管制过程；服务系统方面，免费完善的电脑平面服务，快速的供货系统，专职的保养服务部门，为客户提供最完善的售前、售中、售后服务。各方面的卓越表现，都需要强大的物流支持和保障能力。

物流长期以来一直被视为企业的第三大利润源泉，在不少企业中，物流成本占了企业生产经营总成本的大部分，因而，加强物流活动的关键是控制和降低企业各种物流费用，这已经成为现代企业经营管理中的主要问题，对于家具企业更是如此。而采购又是企业物流活动的重要环节，这决定着采购成本节约存在着倍增效应。随着我国改革开放的深入发展和加入WTO，市场竞争日趋激烈，物流采购管理已经引起许多企业的关注，但是关注的程度还不够，还存在着一些问题，深圳XX家具有限公司的也存在不少问题，影响着公司的效益和持续发展，因此，公司的物流采购管理亟须加强。

二、物流采购理论简述

1.物流采购

物流采购有广义和狭义之分。广义的物流采购是指以消费为目的的社会采购；狭义的物流采购则是指为了满足生产、消费的需要，以赚取利润为目的的企业采购，即生产商从供应商那里购买物资发生的物流。从物流角度看，最初的采购流程运行的成功与否，将直接影响到企业生产、销售的最终产品的定价情况和整个供应链的获利情况。因此，企业的采购流程至关重要。在本文中所指的物流采购及其管理均属狭义范畴。

2.物流采购管理

物流采购管理，是指为保证企业物资供应而对企业的整个采购活动进行的计划、组织、指挥、协调和控制活动。采购管理是物流管理的重点内容之一，它在供应链企业之间原材料和半成品生产合作交流方面架起一座桥梁，沟通生产需求与物资供应的联系，是企业经营管理的核心内容，更是企业获取经营利润的一个重要源泉。采购管理的目标是为了保证企业的物资供应，通过实施采购管理应做到：在确保适当质量下，能够以适当的价格，在适当的时期从适当的供应商那里采购到适当数量的物资和服务。可以说就是5R，即以正确的价格、在正确的时间、从正确的供应商处购买到正确数量和质量的商品。企业采购管理的任务主要有以下三个：第一，通过采购管理，保证企业所需物资的正常供应；第二，通过采购管理，能够从市场上获取支持企业进行物资采购和生产经营决策的相关信息；第三，与供应商建立长期友好的关系，建立企业稳定的资源供应基地。

三、XX家具有限公司物流采购存在的问题分析

近年来，当越来越多的跨国企业注意到采购管理的重要性而把他们的采购中心设在中国时，我国的许多企业对采购管理却仍然没有产生足够的重视。随着市场竞争的进一步发展，一些企业虽开始注意到采购的重要性，但对其重视程度仍然不足，在具体的企业管理中，采购行为仍然作为生产的后勤辅助行为来管理，片面强调采购为生产服务的观念;或是单纯认为采购管理只是节约成本的一种手段，忽视采购管理对企业整体战略的影响。目前，XX家具有限公司在采购管理过程中存在的问题主要表现在以下几个方面。

1.采购过程中信息封闭，信息不能共享

在采购过程中，XX家具有限公司为了能够从多个竞争性的供应商中选择一个最佳的供应商，往往保留私有信息，而供应商也在和其他的供应商竞争中隐瞒自己的信息，如果给供应商提供的信息越多，供应商的竞争筹码就越大，这样对采购方不利。采购、供应双方都尽量隐瞒自己的信息，保持信息私有化，不能有效进行信息共享与信息沟通，必然导致信息阻塞。采购、供应双方只能通过多次谈判达成协议，这是典型的非信息对称博弈过程。由于双方不能及时了解对方的真正需求，不得不通过大量增加库存来避免由于信息阻塞所导致的不确定事件的发生，从而造成采购、库存成本大大增加。同样，XX家具有限公司采购部门与相关部门之间以及管理者与实施者之间也存在着信息的封闭和信息不能共享。企业各个部门作为独立的部门，各自为政，缺乏沟通，常常只注重较好地完成本部门的目标，而忽视了物流领域中存在的效益背反原理，即物流的若干要素之间存在着损益的矛盾，某一功能要素的优化和利益发生的同时，必然会存在另一个或几个功能要素的利益损失，反之如此。这是一个此消彼长的现象。当企业各部门只注重本部门的效益，和其他部门之间信息不共享，这样会使其他部门的效益受到损失，从而整个物流系统就无法达到最优。

2.无法跟踪采购情况，对产品质量、交货期的控制难度大

由于XX家具有限公司与供应方之间的工作是半透明的，公司很难参与供应商的生产组织和有关的质量控制活动，只能通深圳到临沂物流过各种相关的标准，进行检查和验收。在供应商规模和技术水平一定的情况下，要保证产品质量，势必会增加产品的成本，供应商为了在采购招标中获取优势，总是通过各种手段，简化程序，降低成本，结果使产品质量大大降低，使公司的利益遭受损失。这也是供应商与采购部门之间难以建立长期合作关系的一个主要原因。此外，质量检验是采购部门工作的一个重要且必需的程序，而在许多企业中质量检验只能通过事后把关的办法。因为双方的工作是不透明的，这种缺乏合作的质量控制会导致采购部门对采购物品质量控制的难度增加。

3.采供双方协作关系不稳定，对用户的需求变化反应迟钝

不稳定的协作关系是XX家具有限公司旧的采购模式造成的。在传统的采购模式中，供应与需要之间的关系是临时性的，双方缺乏有效的合作和协调，未能在双方之间建立长期稳定的“双赢”合作关系，增加了运作中的许多不确定性因素。供应方有时甚至利用突然的变化和采购方暂时的困难来要挟对方，以取得自己眼前的利益而不注重长远的发展。

XX家具有限公司和供应双方在沟通方面缺乏及时的信息反馈，在市场需求发生变化的情况下，公司不能有效根据生产需要组织采购，实现物料的供应计划与当前需求广州到三门峡物流的平衡，并与企业的库存投资和策略相一致。供应方也不能对供应计划做出迅速调整，使供给和需求发生脱节，供需之间对用户需求的响应没有同步进行，从而丧失市场。

4.采购部门中缺乏有效的制约，容易导致暗箱操作

由于在XX家具有限公司中，采购部门的采购事务的授权、签发、批准、执行和记录没有进行职务分类，常常出现一个人独揽许多采购事务的决定权。供应商为了在采购招标中获胜或者获取自身更大的利益，就会贿赂采购人员，而采购人员利用手中的职务之便为供应商打开方便之门，致使公司的利益受损。

四、XX家具有限公司物流采购问题的对策

1.采取供应链的管理策略，进行协同管理

在新的经济条件下，产品的生产周期越来越短，产品的种类和数量越来越多，客户对服务要求也越来越高，而供应链管理的发展和应用，就是从物流全过程的角度出发，统一考虑物流各环节之间的连贯、协调等问题，通过对供应链中各个成员企业的生产销售、人力资源、研发和财务等经营环节进行有效集成，与供应商以及客户建立协同的业务伙伴关系，以及企业内部和外部信息流通畅共享。随着企业现代化管理的进一步深入，从而降低供应链的成本和费用，大大提高企业的竞争力。采用协同管理产生的作用表现在以下方面。第一，企业内部的协同。XX家具有限公司要实施高效的采购行为，需要企业内部各部门的协同配合，包括设计开发部门、生产部门、销售部门、财务部门等，并适时进行相关数据的维护，包括物料、供应商、采购价格等，只有这样才能以合理的价格采购到所需的物料、合适的数量并实施正确的交付，同时不造成整个物流系统的效益损失。第二，XX家具有限公司与外部的协同。采购不仅需要企业内部的协同，更需要与外部的协同，即与供应商库存、需求等方面信息的共享。企业可以根据供应链的供应情况调整计划及执行的过程。同时，供应商可以根据企业的库存、计划等信息调整供应计划。第三，加强对外部资源的管理。有效的外部资源管理可以与供应商建立一种长期的、互惠的合作关系，进而摒弃传统采购管理的不足，提高公司的快速响应能力。

2.加强采购部门的管理，防止暗箱操作

虽然XX家具有限公司的暗箱操作一直或多或少的存在，虽然我们不能完全杜绝此类现象的发生，但是我们可以采取以下措施减少其发生的频率。第一，“三分一统”。“三分”是指市场采购权、价格控制权、质量验收权三权分立，各自负责，互不越位。“一统”是指对合同的签约统一管理。物料管理人员、化验人员和财务人员都不能够与客户见面，实行严格封闭式管理。财务部依据合同规定的质量标准，对照化验单和数量测量结果，认真核算后付款。这样就可以形成一个以财务管理为核心，以降低成本为最终目的的制约机制。第二，“三统一分”。“三统”是指所有外购材料要统一采购验收，统一审核结算，统一转账付款。“一分”则是指费用要分开控制。只有统一采购，统一管理，才能既保证需要，避免漏洞，又保证质量，降低价格;各部门和分厂要对费用的超支负责并有权享受节约所带来的收益，有权决定采购计划和采购项目。这样，物资采购管理部门和使用单位自然形成了一种以减少支出为基础的相互制约的机制。第三，“三公开，两必须”。“三公开”是指采购品种、数量和质量指标公开，参与供货的客户和价格竞争程序公开，采购完成后的结果公开。“两必须”是指必须在货比三家后采购，必须按程序、按法规要求签订采购合同。对于以上的三点措施要严格执行，加强监督，可以有效规避XX家具有限公司的暗箱操作的问题。

3.加强采购绩效评估，提高采购效率

一个配备了有能力的雇员和恰当组织的采购部门可以在整个企业中发挥巨大的作用。定期、合理地评价采购部门的绩效可以节省费用，直接增加企业利润。XX家珠海到青海物流具有限公司可以采取以下两种采购部门的绩效评估方法。第一，实施定期评估采购人员工作绩效。定期评估是配合公司年度人事考核制度进行的。一般而言，如果能以目标管理的方式，也就是从各种工作绩效指标中选择年度重要性比较高的项目中的几个定位绩效目标，年终按实际达到的程度加以考核，那么一定能够提升个人或部门的采购绩效，并且，这种方法因为摒除了“人”的抽象因素，以“事”的具体成就为考核重点，也就比较客观、公正。第二，实施不定期评估采购人员工作绩效。不定期绩效评估是以专案的方式进行的。比如，公司要求某项特定产品的采购成本降低10%。当设定期限一到，评估实际的成果是否高于或低于10%，并就此成果给予采购人员适当的奖励。此种评价方法对采购人员的士气有巨大的提升作用，此种不定期的绩效评估方式，特别适用于新产品开发计划、资本支出预算、成本降低的专案。

4.加强供应商关系管理

首先，XX家具有限公司要合理选择供应商。目前，供应商选择的一般标准为以下七个方面：考虑是否有过良好的合作记录；供应商的产品质量；供应商的服务质量；供应商的地理位置和按时送货；供应商的信誉；价格；供应商的存货政策等。其次，公司还应建立供应商评价、评估系统，对他们分别建立档案，以便进行分类管理。对供应商进行分类的时候还要特别注意动态的问题，就是不能给供应商以固定级别，应该根据评估结果随时为其定级，成绩不好的供应商就应该被立即淘汰。XX家具有限公司还应与供应商建立和维持战略合作伙伴关系。建立企业与供应商的战略伙伴关系，是指存在于客户及其供应商之间的、双方合作的、长期的产品交易关系。这是一种基于相互信任，通过彼此间的信息沟通，实现风险共担和利润共享的一种企业合作关系。双方通过精诚合作所产生的利润比各自独立运作所产生的利润大，因而，这是一种双赢的企业营运策略。建立企业与供应商的战略伙伴关系有利于企业提高生产效率，提高经济效益，还有利于降低交易成本。

五、结论

在新的经济条件下，传统的物流采购的运行模式已经极大地阻碍了现代企业的发展。面对深圳XX家具有限公司在物流采购方面的问题，我们必须采用供应链的管理策略，与供应商以及客户建立协同的业务伙伴关系，保持企业内部和外部信息流通畅共享，同时也要采用合理有效的采购模式，加强采购绩效评估，提高采购效率降低供应链的成本和费用，提高公司的竞争力，促进公司快速、健康、长远的发展。